Lama sekali daftar tugas saya selalu panjang. Dua puluh baris, kadang lebih. Setiap pagi saya menambahkan beberapa baris baru, dan setiap malam saya mendapati sebagian besar masih di sana, tidak tersentuh. Saya mengira itu tanda bahwa saya kurang disiplin.
Belakangan saya sadar masalahnya bukan pada saya, tetapi pada daftarnya. Sekarang daftar tugas harian saya sengaja pendek: lima baris, tidak lebih. Tulisan ini menjelaskan kenapa saya membatasinya, bagaimana aturannya, dan apa yang terjadi pada semua hal yang tidak muat.
Daftar panjang adalah daftar keinginan
Daftar yang panjang terasa menenangkan ketika ditulis. Semuanya sudah keluar dari kepala, semuanya tercatat, tidak ada yang akan terlupa. Tetapi ketenangan itu hanya bertahan sampai saya mulai bekerja.
Daftar berisi dua puluh hal tidak mungkin selesai dalam sehari, dan sebagian dari diri saya tahu itu sejak awal. Akibatnya daftar itu kehilangan wibawa. Ia berhenti menjadi rencana dan berubah menjadi daftar keinginan: kumpulan hal yang akan menyenangkan kalau terjadi. Dan karena tidak ada satu pun barisnya yang benar-benar wajib, tidak ada satu pun yang benar-benar saya pegang.
Ada pula akibat yang lebih halus. Setiap malam saya menutup hari dengan melihat belasan baris yang tersisa. Tidak peduli seberapa banyak yang sudah saya kerjakan, kesan terakhirnya selalu sama: belum cukup. Hari yang sebenarnya baik pun terasa seperti hari yang gagal.
Yang ringan selalu menang
Masalah kedua baru saya lihat setelah lama. Ketika daftarnya panjang, saya harus memilih terus-menerus: setelah ini mengerjakan apa? Dan setiap kali memilih dalam keadaan lelah, saya memilih yang paling ringan.
Membalas pesan, merapikan berkas, mengurus hal kecil yang bisa selesai dalam lima menit. Coretannya bertambah cepat dan rasanya memuaskan. Sementara itu, satu pekerjaan yang paling berarti, yang butuh pikiran utuh dan tidak bisa dicicil di sela-sela, bergeser dari hari ke hari.
Di daftar yang panjang, semua baris tampak setara. Satu baris untuk membeli alat tulis, satu baris untuk pekerjaan yang menentukan arah bulan ini. Ukuran hurufnya sama, kotak centangnya sama. Daftar itu tidak membantu saya membedakan keduanya. Ia justru memberi saya cara yang terhormat untuk menghindari yang penting sambil tetap merasa rajin.
Aturannya: lima baris
Jadi saya membatasinya. Daftar harian saya sekarang muat di selembar kartu kecil, dan isinya mengikuti aturan yang hampir tidak pernah berubah.
- Satu hal utama. Ditulis paling atas. Kalau hari ini hanya satu hal yang selesai, inilah yang saya pilih. Biasanya ia turun dari rencana mingguan saya.
- Dua hal sedang. Pekerjaan yang perlu dikerjakan hari ini, tetapi tidak akan membuat hari saya runtuh kalau bergeser ke besok.
- Dua hal kecil. Urusan singkat yang memang punya tenggat hari ini.
- Tidak ada baris keenam. Kalau ada yang ingin masuk, salah satu harus keluar lebih dulu.
Angka lima tidak sakral. Bagi orang lain mungkin tiga, mungkin tujuh. Saya sampai pada lima dengan cara yang membosankan: selama beberapa pekan saya menghitung berapa hal yang benar-benar selesai dalam sehari, bukan berapa yang saya harap selesai. Jawabannya ternyata jauh lebih kecil daripada yang biasa saya tulis.
Yang penting bukan angkanya, melainkan adanya batas. Batas memaksa saya memilih lebih awal, ketika kepala masih jernih, bukan pada sore hari ketika yang tersisa hanya tenaga untuk hal-hal ringan.
Kartunya juga sengaja kecil secara fisik. Di aplikasi catatan, daftar bisa memanjang tanpa terasa karena layarnya selalu bisa digulir. Di selembar kartu, baris keenam benar-benar tidak punya tempat. Saya tidak perlu mengandalkan disiplin untuk berhenti menulis. Kertasnya yang berhenti lebih dulu.
Ke mana perginya yang tidak muat
Pertanyaan yang wajar: lalu lima belas hal lainnya bagaimana? Mereka tidak hilang. Saya menyimpan satu daftar lain yang boleh sepanjang apa pun. Saya menyebutnya daftar tunggu.
Apa pun yang terlintas, masuk ke sana. Permintaan orang, gagasan, urusan yang belum jelas kapan. Tugas daftar tunggu itu hanya satu, yaitu mengingat, supaya kepala saya tidak perlu. Saya tidak bekerja dari sana dan tidak merasa bersalah melihat panjangnya.
Setiap kali menyusun kartu untuk esok hari, saya membuka daftar tunggu dan memilih dari sana. Sebagian besar tetap tinggal. Menariknya, banyak di antaranya yang tidak pernah terpilih, dan setelah beberapa pekan saya mencoretnya tanpa mengerjakan. Ternyata tidak semua yang pernah terasa mendesak memang perlu dilakukan. Daftar yang panjang tidak pernah memberi saya kesempatan untuk mengetahui hal itu.
Baris yang layak ditulis
Karena tempatnya hanya lima, saya jadi lebih cermat menulis tiap barisnya. Baris yang baik, bagi saya, punya dua ciri: diawali kata kerja, dan bisa selesai dalam satu kali duduk.
“Presentasi” bukan baris yang baik. Saya tidak tahu kapan ia boleh dicoret. “Menyusun kerangka presentasi” jauh lebih jelas. Kalau sebuah baris tidak mungkin selesai hari ini, berarti yang saya tulis bukan tugas, melainkan proyek, dan tempatnya bukan di kartu itu.
Untuk baris utama, saya berusaha menuliskannya sedemikian rupa sehingga jelas kapan ia selesai. Bukan “melanjutkan tulisan”, tetapi “menyelesaikan bagian kedua”. Baris yang ujungnya tidak jelas sulit dicoret, dan baris yang sulit dicoret cenderung saya jauhi.
Saya menulis kartu pada malam sebelumnya, bukan pada pagi harinya. Malam hari saya masih ingat apa yang tertinggal dan belum tergoda oleh pesan yang baru masuk. Pagi berikutnya saya tidak perlu memutuskan apa pun. Kartunya sudah ada di meja.
Kalau ada yang mendesak di tengah hari
Hari jarang berjalan persis seperti kartunya. Hampir selalu ada sesuatu yang datang tiba-tiba dan memang harus ditangani. Untuk itu aturannya tetap sama: masuk satu, keluar satu.
Sebelum menambahkan hal baru, saya menunjuk baris mana yang akan dipindahkan ke besok. Kedengarannya sepele, tetapi langkah kecil itu mengubah cara saya memandang gangguan. Hal yang mendesak tidak lagi sekadar ditumpuk di atas yang lain. Saya melihat harganya dengan jelas: kalau ini saya kerjakan, itu yang tidak jadi. Kadang, setelah melihat harganya, hal yang tadinya terasa mendesak ternyata bisa menunggu.
Apa yang berubah
Perubahan pertama yang saya rasakan justru bukan soal jumlah pekerjaan. Jumlah hal yang selesai dalam sehari kurang lebih sama seperti dulu. Yang berubah adalah hal mana yang selesai. Pekerjaan utama, yang dulu paling sering tergeser, sekarang hampir selalu tersentuh karena ia berdiri sendirian di baris teratas.
Perubahan kedua adalah cara saya menutup hari. Kartu dengan lima baris yang tercoret semua memberi rasa selesai yang tidak pernah saya dapat dari daftar panjang. Dan pada hari ketika hanya tiga yang tercoret, saya masih bisa melihat dengan jujur apa yang terjadi, alih-alih tenggelam dalam belasan baris sisa.
Perubahan ketiga datang paling lambat: saya mulai percaya pada daftar saya sendiri. Ketika saya menulis sesuatu di kartu, besar kemungkinan ia memang akan dikerjakan. Daftar itu kembali punya wibawa, dan dengan begitu, janji kecil saya kepada diri sendiri kembali ada artinya.
Ada satu hal lagi yang tidak saya duga. Karena daftarnya pendek, kadang saya selesai sebelum hari berakhir. Dulu saya akan langsung mengisi sisa waktu itu dengan lima tugas baru. Sekarang saya membiarkannya. Kadang saya mengambil satu hal dari daftar tunggu, kadang tidak. Hari yang selesai lebih awal bukan hari yang kurang terisi.
Penutup
Daftar tugas yang pendek bukan tanda bahwa pekerjaan saya sedikit. Ia tanda bahwa saya sudah memilih. Saya menerima bahwa sehari hanya memuat sedikit hal, lalu memutuskan sendiri apa yang sedikit itu, sebelum hari yang memutuskannya untuk saya.
Daftar yang pendek adalah cara saya berkata jujur tentang seberapa panjang satu hari.
Kalau daftar Anda hari ini panjang, cobalah satu percobaan kecil untuk besok. Ambil selembar kertas kecil, tulis lima baris saja, dan lingkari satu yang paling penting. Biarkan sisanya menunggu di tempat lain. Lalu perhatikan bagaimana rasanya menutup hari.
Berapa panjang daftar tugas Anda biasanya? Dan berapa yang benar-benar tercoret? Tuliskan di kolom komentar. Saya penasaran apakah angka Anda mirip dengan angka saya.
Leave a Reply