Alat dan aplikasi yang saya pakai setiap hari

Sesekali ada yang bertanya alat apa yang saya pakai untuk bekerja dan belajar. Saya selalu agak canggung menjawabnya, karena jawabannya membosankan. Alat saya sedikit, kebanyakan sederhana, dan hampir tidak berubah dari waktu ke waktu.

Tulisan ini tidak menyebut nama produk mana pun, dan itu disengaja. Nama produk berganti, dan apa yang cocok untuk saya belum tentu cocok untuk Anda. Yang lebih berguna untuk dibagikan adalah jenis alatnya, tugas yang saya berikan pada masing-masing, dan cara saya memutuskan sebuah alat boleh masuk ke hari-hari saya.

Dulu saya mengoleksi alat

Ada masa ketika saya senang sekali mencoba alat baru. Setiap ada aplikasi yang menjanjikan hidup lebih teratur, saya memasangnya. Saya menghabiskan malam memindahkan catatan dari satu tempat ke tempat lain, mengatur warna, dan membuat kategori. Rasanya seperti bekerja.

Padahal pekerjaan yang sebenarnya tidak bergerak. Saya hanya merapikan rak tanpa pernah membaca bukunya. Sejak menyadari itu, saya mulai mengurangi. Sekarang yang tersisa hanya lima jenis alat, dan masing-masing punya satu tugas.

Buku catatan kertas, untuk berpikir

Alat pertama adalah yang paling tua: buku catatan kertas dan sebatang pena. Saya memakainya untuk berpikir, bukan untuk menyimpan. Ketika sebuah masalah terasa kusut, saya menuliskannya dengan tangan, mencoret, menggambar panah, lalu menulis ulang.

Kertas punya dua kelebihan yang belum tergantikan bagi saya. Ia tidak punya pemberitahuan, jadi tidak ada yang menarik saya keluar. Dan ia lambat. Tangan tidak bisa mengejar pikiran, sehingga saya terpaksa memilih mana yang cukup penting untuk ditulis.

Saya tidak menuntut buku ini rapi. Isinya boleh berantakan, karena tugasnya memang menampung pikiran yang masih mentah. Halaman yang isinya masih berguna saya pindahkan ke tempat lain. Sisanya saya biarkan.

Dalam memilih buku catatan, saya hanya memperhatikan dua hal: ukurannya cukup kecil untuk selalu dibawa, dan kertasnya cukup biasa sehingga saya tidak sayang mencoret-coretnya. Buku yang terlalu bagus membuat saya ragu menulis hal yang belum matang, padahal untuk itulah ia ada.

Aplikasi catatan, untuk menyimpan

Alat kedua adalah satu aplikasi catatan yang bisa dibuka di ponsel dan komputer. Kalau kertas adalah tempat berpikir, aplikasi ini adalah gudang. Di sinilah saya menyimpan hal yang ingin saya temukan lagi: ringkasan bacaan, langkah-langkah yang sudah saya pahami, dan gagasan tulisan.

Yang saya cari dari aplikasi catatan hanya tiga hal. Membukanya cepat. Pencariannya bisa diandalkan. Dan isinya bisa dikeluarkan sebagai teks biasa kalau suatu hari saya pindah. Fitur lain boleh ada, tetapi tidak saya kejar.

Saya sengaja memakai sangat sedikit folder. Dulu saya membuat susunan yang rumit, lalu bingung sendiri sebuah catatan harus ditaruh di mana. Sekarang saya mengandalkan judul yang jelas dan pencarian. Judul yang baik ternyata lebih berguna daripada kategori yang sempurna.

Sekali seminggu saya membuka buku kertas dan memindahkan yang masih layak ke aplikasi ini, sambil menulis ulang dengan kalimat yang lebih jelas. Pemindahan dengan tangan itu terasa lambat, tetapi sekaligus menjadi saringan. Hal yang malas saya ketik ulang biasanya memang tidak perlu disimpan.

Kalender, untuk hal yang punya jam

Alat ketiga adalah kalender. Aturan saya untuknya sempit: kalender hanya berisi hal yang benar-benar terikat pada waktu. Janji dengan orang lain, tenggat, dan blok waktu yang sudah saya sisihkan untuk pekerjaan yang butuh kepala jernih.

Saya tidak memasukkan keinginan ke kalender. Dulu saya mengisinya dengan hal-hal yang saya harap akan saya kerjakan, lalu setiap hari melewatinya. Akibatnya saya berhenti memercayai kalender saya sendiri. Alat yang tidak dipercaya lebih buruk daripada tidak punya alat. Sekarang, kalau sesuatu tertulis di sana, artinya itu sungguh akan terjadi.

Karena itu kalender saya terlihat cukup kosong, dan saya menyukainya begitu. Ruang kosong di kalender bukan tanda saya menganggur. Itu waktu yang belum dijanjikan kepada siapa pun, dan dari situlah pekerjaan di daftar tugas mendapat tempatnya.

Daftar tugas, untuk hal yang tidak punya jam

Alat keempat adalah daftar tugas. Ia menampung semua yang harus dikerjakan tetapi tidak terikat jam tertentu. Bentuknya paling sederhana di antara semua alat saya: sebaris teks untuk tiap tugas, dan sebuah tanda centang.

Dari daftar tugas saya hanya meminta satu hal: memasukkan tugas baru harus bisa dilakukan dalam beberapa detik. Kalau menambah satu baris saja butuh memilih label, prioritas, dan proyek, saya akan malas mencatat, dan tugas itu kembali berputar di kepala. Justru itulah yang ingin saya hindari.

Pembagian antara kalender dan daftar tugas ini kedengarannya sepele, tetapi dialah yang paling menenangkan. Saya selalu tahu ke mana harus melihat.

Saya juga hanya punya satu daftar. Dulu saya menyimpan tugas di beberapa tempat sekaligus: sebagian di kertas tempel, sebagian di pesan untuk diri sendiri, sebagian di ingatan. Tidak ada satu pun yang lengkap, sehingga saya tidak pernah yakin sudah melihat semuanya. Satu daftar yang jelek masih lebih berguna daripada tiga daftar yang setengah terisi.

Pengatur waktu, untuk memulai

Alat kelima paling kecil: pengatur waktu. Saya memakainya bukan untuk mengukur seberapa keras saya bekerja, melainkan untuk membantu memulai. Saya memasang waktu yang pendek, berjanji hanya mengerjakan satu hal sampai ia berbunyi, lalu mulai.

Saya lebih suka pengatur waktu yang terpisah dari ponsel, yang bisa diletakkan di meja dan dilihat sekilas. Alasannya sederhana. Kalau harus membuka ponsel untuk memasang waktu, ada kemungkinan saya tersangkut di tempat lain sebelum sempat menekan tombol mulai.

Ketika ia berbunyi, saya boleh berhenti. Sering kali saya memilih meneruskan, karena bagian tersulit, yaitu memulai, sudah lewat. Tetapi izin untuk berhenti itu penting. Tanpa izin itu, memasang pengatur waktu akan terasa seperti hukuman, dan saya akan mencari alasan untuk tidak menyentuhnya.

Cara saya memutuskan sebuah alat boleh masuk

Kelima alat itu bertahan bukan karena paling canggih. Mereka bertahan karena lolos dari beberapa pertanyaan yang saya ajukan setiap kali tergoda mencoba sesuatu yang baru.

• Masalah apa yang ia selesaikan? Kalau saya tidak bisa menyebut masalahnya dalam satu kalimat, saya tidak memerlukannya.
• Apakah tugas itu sudah dikerjakan alat lain? Dua alat untuk satu tugas berarti saya harus mengingat dua tempat.
• Apakah ia tetap berguna dalam bentuk paling sederhananya? Alat yang baru terasa bermanfaat setelah diatur berjam-jam biasanya akan saya tinggalkan.
• Bisakah saya keluar dengan mudah? Saya ingin catatan dan daftar saya bisa dibawa pergi kapan saja.
• Apakah saya masih memakainya setelah sebulan? Ini ujian terakhir. Banyak alat menyenangkan di minggu pertama, lalu diam-diam terlupakan.

Selain itu, saya memegang satu kebiasaan: tidak mengganti alat di tengah pekerjaan yang sedang sulit. Keinginan pindah alat paling kuat justru ketika pekerjaannya sedang tidak enak. Pada saat seperti itu, alat baru hanyalah cara yang tampak terhormat untuk menghindar. Kalau memang ingin mencoba, saya menuliskannya dulu dan menunggu sampai pekerjaan itu selesai.

Dengan pertanyaan-pertanyaan itu, beberapa jenis alat akhirnya saya lepaskan. Pencatat kebiasaan saya tinggalkan, karena tanda kecil di kalender sudah cukup. Papan proyek bertingkat saya tinggalkan, karena pekerjaan saya jarang serumit itu. Alat serba bisa yang ingin menggantikan semuanya juga saya tinggalkan. Semakin banyak yang bisa dilakukan sebuah alat, semakin banyak waktu yang saya habiskan untuk mengaturnya. Tidak ada yang salah dengan alat-alat itu. Mereka hanya menjawab masalah yang tidak saya punya.

Penutup

Kalau saya lihat lagi, tidak ada satu pun dari alat-alat ini yang mengerjakan pekerjaan saya. Buku catatan tidak berpikir, kalender tidak menepati janji, dan pengatur waktu tidak membuat saya fokus. Mereka hanya menyingkirkan sedikit hambatan supaya saya bisa mulai.

Alat yang baik adalah alat yang cepat saya lupakan begitu pekerjaan dimulai.

Jadi kalau Anda sedang menyusun perlengkapan sendiri, saran saya hanya satu: mulailah dari tugasnya, bukan dari alatnya. Tentukan dulu apa yang perlu ditampung, diingat, dan dijadwalkan. Alat paling sederhana yang sanggup melakukannya hampir selalu cukup.

Jenis alat apa yang paling Anda andalkan setiap hari, dan apa yang akhirnya Anda tinggalkan? Ceritakan di kolom komentar, tanpa perlu menyebut merek. Saya penasaran dengan tugas yang Anda berikan pada alat itu.